360° tagasiside ja Sparkly: tagasisidest saab konkreetne juhtimisotsus

360° tagasiside ja Sparkly vaatavad organisatsiooni eri nurkadest.

360° tagasiside näitab, kuidas tiimi või juhi käitumist kogevad inimesed tema ümber. Sparkly näitab, kas inimesed, rollid, ülesanded, vastutus ja töökorraldus omavahel tegelikult sobivad.

Nüüd, kui 360° tagasiside on Sparkly süsteemi integreeritud, moodustavad need ühe tervikliku otsustusahela:

360° näitab, mida inimesed kogevad. Sparkly näitab, mida juht peab muutma, et tulemus paraneks.

See tähendab, et juht ei saa enam ainult tagasisideraportit. Ta saab konkreetse juhtimisotsuse, homsest rakendatava käitumismuutuse ja mõõdiku, millega kontrollida muudatuse mõju.

Mida 360° tagasiside mõõdab?

360° tagasiside kogub hinnanguid mitmest vaatenurgast:

• tiim või juht ise;
• vahetu juht;
• kolleegid;
• alluvad;
• sisemised koostööpartnerid;
• kliendid ja teised sidusrühmad.

Selle suurim väärtus on erinevate kogemuste nähtavaks tegemine.

Tiim võib hinnata oma koostööd väga heaks, kuid kliendid kogeda aeglast reageerimist ja ebaselget vastutust. Juhtkond võib arvata, et eesmärgid on kõigile selged, samal ajal kui töötajad ei tea, kes otsustab või kelle poole probleemiga pöörduda.

360° vastab küsimusele:

Kuidas meie käitumine ja töö teistele paistab?

See näitab, kus tiimi enesehinnang erineb teiste inimeste tegelikust kogemusest.

Millist infot annab 360° juhile?

360° tagasiside annab juhile vastused viiele küsimusele:

1. Mida tiim enda arvates hästi teeb?
2. Kuidas kogevad sama tiimi juhid, töötajad, kolleegid ja kliendid?
3. Kus on kõige suurem hinnangute erinevus?
4. Milline erinevus kahjustab tulemust või usaldust kõige rohkem?
5. Millist nähtavat käitumist tuleb muuta?

Kõige väärtuslikum tulemus ei ole alati kõige madalam hinne. Sageli on olulisem erinevus tiimi enesehinnangu ja teiste kogemuse vahel.

Näiteks hindab tiim oma otsustusprotsessi 4,5 punktiga, kuid alluvad annavad sellele 2,6 punkti. Tiimi sees tundub otsustamine selge, kuid ülejäänud organisatsioon ei tea, milline otsus tehti, kes selle eest vastutab või millal midagi muutub.

360° teeb selle pimeala nähtavaks.

Mida Sparkly teisiti teeb?

Sparkly läheb tagasisidest järgmisele tasandile.

Sparkly analüüsib:

• milliseid ülesandeid inimesed tegelikult täidavad;
• mida rollid neilt nõuavad;
• kellel on vastutus;
• kellel on otsustusõigus;
• kus vastutus kattub või puudub;
• millised ülesanded on vales rollis;
• kus tekib liigne koormus;
• millised tööpaarid vajavad selgemaid koostööreegleid;
• kas inimese tööviis sobib tema igapäevaste ülesannetega;
• kas probleem asub inimeses või teda ümbritsevas töökorralduses.

Sparkly ei piirdu üldise soovitusega „suhelge paremini“. Süsteem näitab, mida tuleb muuta rollides, ülesannetes, vastutuses või otsustamises, et parem koostöö muutuks igapäevase töö loomulikuks osaks.

360° ja Sparkly erinevus

Võrdlus	360° tagasiside	Sparkly
Peamine küsimus	Kuidas teised meid kogevad?	Kas inimesed ja töökorraldus sobivad kokku?
Andmeallikas	Inimeste hinnangud ja kommentaarid	Inimesed, rollid, ülesanded, vastutus ja töökorraldus
Analüüsi objekt	Tajutud käitumine ja mõju	Sobivus ja töökorralduse loogika
Põhiväärtus	Näitab pimealasid ja hinnangute erinevusi	Näitab probleemi võimalikku põhjust ja lahendust
Juhi otsus	Millist käitumist tuleb muuta?	Mida tuleb töökorralduses muuta?
Homne muutus	Inimene käitub teisiti	Juht korraldab töö teisiti
Sidusrühmade vaade	Väga tugev	Seob tulemuse rollide, ülesannete ja vastutusega
Individuaalne täpsus	Vaatab peamiselt tiimi või juhi üldist mõju	Jõuab inimese, tööpaari, rolli ja ülesande tasandile
Parim kasutus	Tegeliku kogemuse mõistmine	Probleemi põhjuse ja mõjusa lahenduse leidmine

Mis muutub juba järgmisel tööpäeval?

360° tagasiside muudab inimeste nähtavat käitumist.

See näitab näiteks, et:

• sidusrühmi ei kaasata piisavalt;
• otsused pole teistele arusaadavad;
• eriarvamusi välditakse;
• juht annab liiga vähe tagasisidet;
• kokkulepetest ei peeta kinni;
• tiim ei ole organisatsioonis piisavalt nähtav.

Selle põhjal sünnivad konkreetsed käitumiskokkulepped:

• enne olulist otsust küsitakse sidusrühmade arvamust;
• iga koosoleku lõpus fikseeritakse otsus, vastutaja ja tähtaeg;
• enne otsuse kinnitamist küsib juht välja vastuväited;
• probleemist teatatakse enne tähtaja ületamist;
• igale võtmesidusrühmale määratakse üks suhte eest vastutaja.

Sparkly muudab seda, kuidas töö on korraldatud.

Sparkly näitab näiteks, et:

• mitmel rollil on sama vastutus;
• lõplik otsustaja puudub;
• inimesel on vastutus, kuid puudub otsustusõigus;
• oluline ülesanne on antud valele rollile;
• töökoormus ei ole jätkusuutlik;
• kaks võtmerolli ootavad teineteiselt vastuolulist käitumist;
• juht kontrollib inimest, kes vajab tulemuse saavutamiseks rohkem iseseisvust.

Selle põhjal teeb juht konkreetsed muudatused:

• ühele tulemusele määratakse üks vastutaja;
• otsustusõigus viiakse õigesse rolli;
• ülesanded jagatakse ümber;
• tööpaarile määratakse selge koostöörütm;
• koosolek muudetakse arutelust otsustamiseks;
• lõpetatakse töö, mis ei toeta tiimi põhieesmärke.

360° näitab, millist muutust inimesed vajavad. Sparkly näitab, mida juht peab selle muutuse saavutamiseks ümber korraldama.

Integreerituna tekib terviklik juhtimisvaade

360° tagasiside ja Sparkly ühendamine loob täieliku otsustusahela:

1. Mida inimesed kogevad?
2. Kus erinevad tiimi ja teiste hinnangud?
3. Milline töökorraldus seda põhjustab?
4. Millise otsuse peab juht tegema?
5. Milline käitumine muutub juba homme?
6. Kuidas mõõdetakse 30 või 90 päeva pärast, kas muutus toimis?

Näiteks näitab 360° tagasiside, et alluvad kogevad juhtkonna otsuseid aeglaste ja ebaselgetena.

Sparkly näitab, et kolmel juhil on kattuv otsustusvastutus, kuid mitte kellelgi pole lõplikku otsustusõigust.

Lahendus ei ole üldine otsustamiskoolitus. Lahendus on määrata igale otsusetüübile üks omanik, otsustamise piirid ja aeg, mille jooksul otsus tuleb teha.

360° näitab sümptomi. Sparkly leiab selle taga oleva töökorraldusliku põhjuse ja muudab selle juhtimisotsuseks.

Kõige mõjusam muutus ei ole alati kõige madalam hinne

Juht ei vaja raportist 20 soovitust. Ta vajab kuni kolme selget prioriteeti.

Sparkly seab esikohale muutuse, mis:

• mõjutab otseselt klienti või ärilist tulemust;
• tekitab suure erinevuse tiimi ja teiste hinnangutes;
• puudutab mitut sidusrühma;
• asub juhi kontrolli all;
• parandab korraga mitut probleemi;
• annab kiiresti nähtava tulemuse.

Näiteks näitab 360° madalat psühholoogilist turvalisust. Sparkly analüüs näitab, et juht muudab kokkulepitud otsuseid pidevalt tagantjärele.

Sellises olukorras ei ole esimene lahendus usalduskoolitus. Esimene lahendus on lõpetada kokkulepitud otsuste põhjendamatu muutmine ning määrata selged tingimused, millal otsus uuesti avatakse.

Mida pakub Sparkly nüüd 360° konsultantidele?

Sparkly annab konsultandile või coach’ile tervikliku töökeskkonna, kus ta haldab kogu kliendi muutusteekonda.

Konsultant saab:

• hallata mitut klienti ja tiimi;
• käivitada 360° hindamise;
• määrata vastajagrupid;
• importida vastajad;
• saata kutsed ja meeldetuletused;
• jälgida vastamisaktiivsust;
• võrrelda vastajagruppide hinnanguid;
• tuvastada kõige suuremad pimealad;
• luua juhtimisotsuste raporti;
• koostada tegevusplaani;
• määrata vastutajad, tähtajad ja mõõdikud;
• korraldada 30 või 90 päeva järelhindamise;
• näidata kliendile, milline muutus tegelikult toimus.

Konsultandi töö ei lõpe enam raporti tutvustamisega. Sparkly muudab 360° hindamise terviklikuks teenuseks:

mõõtmine → tõlgendamine → juhtimisotsus → tegevus → järelmõõtmine.

See võimaldab pakkuda ühekordse küsitluse asemel pikaajalisemat ja mõõdetavat tiimi või juhtimise arendusprogrammi.

Mida pakub Sparkly nüüd HR-juhtidele?

HR-juht kasutab sama süsteemi organisatsiooni sees.

Sparkly toetab:

• juhtide arendamist;
• juhtkonna toimimise hindamist;
• tiimide arendamist;
• reorganiseerimise järgset analüüsi;
• uue juhi mõju hindamist;
• sisemise koostöö parandamist;
• konfliktide põhjuste leidmist;
• juhtimisprogrammi mõju mõõtmist;
• tiimide arengu võrdlemist ajas;
• töötajate ja juhtkonna kogemuse erinevuste avastamist.

HR ei saa enam ainult hinnangut, et „koostöö vajab parandamist“. Ta näeb:

• kes probleemi kogevad;
• kui suur on hinnangute erinevus;
• millist ärilist tulemust probleem mõjutab;
• kas muuta tuleb käitumist või töökorraldust;
• kes vastutab muudatuse eest;
• millal kontrollitakse tulemust.

360° kasutaja näeb ainult vajalikku

360° teenuse valinud kasutaja ei pea nägema kogu Sparkly süsteemi.

Tema keskkonnas on ainult:

• kliendid ja tiimid;
• 360° hindamised;
• vastajagrupid;
• küsitluste edenemine;
• raportid;
• tegevusplaanid;
• järelhindamised;
• valitud lisafunktsioonid.

Sparkly ülejäänud võimekus jääb peidetuks. Isikuanalüüsid, värbamine, kandidaadid, rollisobivus, ülesannete sobivus ja teised süvafunktsioonid avanevad ainult eraldi tellimisel.

Nii saab konsultant või HR-juht lihtsa ja selge 360° töökeskkonna, ilma et kogu Sparkly võimaluste hulk muudaks kasutamise keeruliseks.

Millist lisaväärtust pakub Sparkly 360° kõrval?

Rollide, vastutuse ja otsustamise selgus

Sparkly näitab:

• kus vastutus kattub;
• kus vastutaja puudub;
• kellel on vastutus ilma otsustusõiguseta;
• millised otsused liiguvad tarbetult kõrgemale juhile;
• kus organisatsioon ei tea, kes otsustab.

Töövoo ja pudelikaelte analüüs

Sparkly näitab:

• kus töö või info kinni jääb;
• millised ülesanded asuvad vales rollis;
• kus tekib liigne koormus;
• millised töö üleandmised ei toimi;
• milline protsess tekitab 360° tagasisides nähtud probleemi.

Inimese, rolli ja ülesande süvaanalüüs

Sparkly näitab:

• miks konkreetne tööpaar ei toimi;
• kas inimese tööviis sobib tema rolliga;
• kas probleem asub oskustes, sobivuses või töökorralduses;
• millist tööd tuleb ümber jagada;
• kuidas juhtida erinevaid inimesi neile sobival viisil.

Klient kasutab ainult neid lisafunktsioone, mida konkreetse probleemi lahendamiseks vaja läheb.

Konfidentsiaalsus loob ausa tagasiside

360° hindamine töötab ainult siis, kui inimesed usaldavad protsessi.

Sparkly:

• kuvab juhile koondtulemused;
• kaitseb vastajate isikuid;
• ei näita liiga väikeste gruppide tulemusi;
• piirab ligipääsu kasutajarollide järgi;
• eristab anonüümset ja konfidentsiaalset vastamist;
• ei ühenda 360° vastuseid teiste isikuandmetega varjatult.

Juht ei pea teadma, kes midagi ütles. Juht peab teadma, milline muster kordub, millist mõju see tekitab ja mida ta peab muutma.

Kuidas näeb välja kogu protsess?

1. Konsultant või HR-juht loob tiimi.
2. Määratakse hindamise eesmärk.
3. Valitakse vastajagrupid.
4. Vastajad saavad personaalse küsitluslingi.
5. Sparkly kogub ja koondab vastused.
6. Raport näitab tugevusi, riske ja hinnangute erinevusi.
7. Sparkly määrab kuni kolm kõige mõjusamat muudatust.
8. Juht kinnitab vajalikud juhtimisotsused.
9. Iga muudatuse juurde määratakse homsest rakendatav käitumine.
10. Muudatusele lisatakse vastutaja, tähtaeg ja mõõdik.
11. 30 või 90 päeva pärast mõõdetakse tulemust uuesti.

Tulemuseks ei ole lihtsalt teadmine, et midagi on valesti.

Tulemuseks on:

• selge juhtimisotsus;
• kuni kolm muudetavat käitumist;
• vastutaja;
• tähtaeg;
• mõõdik;
• järelkontroll.

Kokkuvõte

360° tagasiside ja Sparkly lahendavad sama probleemi eri osi.

360° näitab, kuidas tiimi või juhi käitumist kogetakse. Sparkly näitab, milline töökorraldus seda käitumist põhjustab ja mida juht peab muutma.

Integreerituna annab Sparkly juhile tervikliku vastuse:

• mida inimesed tegelikult kogevad;
• kus asub kõige olulisem pimeala;
• milline probleem mõjutab tulemust kõige rohkem;
• kas muuta tuleb käitumist, rolli, vastutust või protsessi;
• mida teha teisiti juba järgmisel tööpäeval;
• kuidas kontrollida, kas muudatus töötas.

Konsultantidele ja HR-juhtidele tähendab see, et nad ei paku enam ainult 360° raportit. Nad juhivad mõõdetavat muutust algusest lõpuni.

Tagasisidest saab otsus. Otsusest saab uus käitumine. Uuest käitumisest saab mõõdetav tulemus. see oli eesti keeles.